Så har arbetsplatsen förändrats av pandemin

När Coronapandemin plötsligt slog till fick arbetsplatserna anpassa arbetet efter de nya förutsättningarna mer eller mindre över en natt. Distansarbete blev snabbt det nya normala. Det har inte bara förändrat hur och var vi arbetar, det har även påverkat arbetsmiljön och hälsan.

Vi ska titta närmare på hur pandemin har påverkat arbetsplatserna och arbetsmiljön, hur vi kommer att jobba efter pandemin, och inte minst hur arbetsgivarna behöver förändra sitt ledarskap för att möta de nya förutsättningarna och utmaningarna.

Så har pandemin påverkat hur vi arbetar på distans

När det gick ut en allmän rekommendation om att arbeta hemifrån för att minska smittspridningen tog många arbetsplatser det på allvar. Enligt en undersökning från Kantar Sifo och Tele 2 har distansarbetet ökat med närmare 400 procent under pandemin. Innan pandemin var 15 procent av den totala arbetstiden distansarbete. Nu är den siffran 57 procent Andelen medarbetare som arbetade heltid hemifrån var 2 procent innan pandemin. Nu är det drygt 32 procent som distansarbetar på heltid.

Det har också visat sig att distansarbetet har uppskattats av de anställda. Enligt TCO:s undersökningar uppger 68 procent av de som har jobbat på distans att de trivs bra med det. 93 procent av de tillfrågade skulle vilja fortsätta arbeta på distans i någon omfattning även när pandemin är över. Enligt Visions rapport om distansarbete är det 63 procent som räknar med att jobba mer hemma även efter pandemin

Nu pratas det om en distansrevolution och att distans- eller hybridarbete har blivit det nya normala. Allt pekar på att vi kommer att arbeta allt mer på distans även när pandemin är över. Frågan är hur arbetsmiljön och medarbetarnas hälsa påverkas när arbetsplatsen finns i hemmet.

Psykisk ohälsa vid distansarbete

Undersökningarna om attityden till distansarbete visar att de flesta arbetstagare är mycket positiva till att arbeta hemifrån. De uppskattar bland annat att stressen minskar när de slipper pendla. Det blir lättare att koncentrera sig på arbetsuppgifterna när distraktionerna från kontoret försvinner. De som jobbar hemifrån känner också att de får en större flexibilitet att kombinera arbete och fritid.

Undersökningarna visar också att det har uppstått nya arbetsmiljörisker kring den psykiska ohälsan vid distansarbete.

• Social isolering. Att arbeta hemifrån leder till en minskad social kontakt, minskat samarbete och få möjligheter till informellt umgänge. Det kan leda till minskad motivation, försämrad psykisk hälsa och depression.
• Avståndet mellan chef och medarbetare ökar. Kommunikationen mellan chefer och medarbetare försvåras när den sker digitalt. Särskilt när samtalen är av allvarligare karaktär. Det blir också svårare för chefen att se hur arbetstagaren mår när man inte möts personligen. Försämrad kommunikation och otydlighet kan leda till ökad stress.
• Gränsen mellan arbete och fritid blir otydligare. Det kan leda till att arbetet trycker undan privatlivet med mer övertid och minskad återhämtning som följd. Alternativt att privatlivet inkräktar på arbetslivet och gör det svårare att lösa arbetsuppgifterna, båda leder till ökad stress.

Enligt undersökningar från företagshälsan har sjukanmälningarna för psykisk ohälsa samt besvär i rygg, axlar och nacke ökat betydligt under pandemin. Mest har den psykiska ohälsan ökat och den har aldrig varit så hög under de år företagshälsan har fört statistik över ohälsa på Sveriges arbetsplatser.

Ergonomi vid distansarbete

Att besvären med rygg, axlar och nacke också har ökat under pandemin visar att det finns arbetsmiljöutmaningar med ergonomin när medarbetarna jobbar hemma. På arbetsplatsen är möblerna och utrustningen ergonomiskt anpassade för skrivbordsarbete., så ser det sällan ut i hemmet. De främsta ergonomiska problemen vid distansarbete hemma är:

• Skärmen och tangentbordet på bärbara datorer sitter för lågt för att kunna ge en sund arbetsställning
• Bord och stolar går inte att justera. Stolarna ger inte nog med stöd åt ryggen och det blir svårt att sitta med rak rygg och nacke.
• De viktiga pauserna glöms bort när de naturliga avbrotten från arbetsplatsen försvinner. Det är lätt att förbli sittande i en passiv arbetsställning.

Vad säger arbetsmiljölagen om distansarbete?

Det finns alltså nya utmaningar med arbetsmiljön när allt fler jobbar hemifrån. På arbetsplatsen finns det ju rutiner för att granska och förbättra arbetsmiljön, men vad säger arbetsmiljölagen om vad som gäller vid distansarbete?

• Enligt arbetsmiljölagen har arbetsgivaren alltid ansvaret för arbetsmiljön. Oavsett om arbetsplatsen ligger i företagets lokaler eller om den finns i hemmet.
• Lagen säger också att den anställde ska känna till och rapportera eventuella risker. Det är alltså samma sak som gäller vid distansarbete som annars.
• När distansarbetet blir mer omfattande (som under pandemin) har arbetsgivaren ett ansvar att skapa en god arbetsmiljö, till exempel genom att tillhandahålla utrustning som dator och skrivbord
• Även den psykosociala arbetsmiljön ska beaktas

Att leda vid distansarbete

Det är tydligt att distansarbetet är här för att stanna. Även efter pandemin. Det innebär nya utmaningar för chefer och arbetsgivare. Enligt en undersökning från Unionen säger 7 av 10 arbetsgivare som har gjort en långsiktig plan för arbetet efter pandemin att arbetet ska kunna ske både på kontor och på distans. Men bara 4 av 10 gjort en riskbedömning av arbetsmiljön för arbete som ska ske på distans.

För att kunna förebygga och motverka de hälsorisker som uppstår i samband med distansarbete behövs nya former av ledarskap och arbetsmiljöarbete. En strategi för ett hälsosamt distansarbete bör inkludera:

• Större fokus på kommunikation, samarbete och umgänge. Det behövs verktyg, kanaler och rutiner för att kunna samarbeta och umgås på distans.
• Ett personligare och mer lyhört ledarskap. Det behövs rutiner för att regelbundet checka av hur varje medarbetare mår för att fånga upp problem, stress, oro m.m.
• Samarbeta kring utmaningarna med distansarbete. Få in arbetsmiljö och hälsa i den dagliga kommunikationen. Erbjuda medarbetarna hjälpmedel, samtalsstöd, hälsocoachning etc.
• Komplettera de personliga samtalen i arbetet med enkla digitala temperatur- och hälsomätningar för att kunna fånga upp ohälsa på ett tidigt stadium
• Arbeta med förebyggande hälsoinsatser

Vad som är gemensamt för både psykisk ohälsa och ergonomi är att det viktigt att fånga upp problemen så tidigt som möjligt så att den drabbade kan få rätt stöd innan det slutar i längre sjukfrånvaro. Distansarbete kräver nya rutiner och nya verktyg för att kunna kommunicera, samarbeta och fånga upp ohälsa hos medarbetarna. Det proaktiva hälsoarbetet behöver fokusera på förebyggande hälsoinsatser, livsstilsfaktorer och enkla hälsomätningar. Det är så vi skapar en hälsosam arbetsplats när distansarbete blir det nya normala.